Ibu Elly menjelaskan bahwa SK yang digunakan harus asli dan difotokopi sebagai lampiran serta surat pernyataan tanggung jawab ketua harus memuat alamat sesuai KTP dengan tanggal penulisan boleh sehari setelah penarikan dana Laporan pembinaan hibah harus mencantumkan jumlah penerima dana sesuai besaran hibah dan dokumentasi foto kepengurusan Ketua Sekretaris dan Bendahara harus disusun secara berurutan
Terkait kwitansi Ibu Elly menegaskan bahwa materai tidak lagi diperlukan dan tanggal serta bulan kwitansi harus mengikuti tanggal penarikan dana Legalitas dokumen seperti legalisir tidak diwajibkan namun KTP dan dokumen lain tetap harus tersusun rapi sesuai nomor tanda tangan agar mudah diverifikasi
Rapat menekankan pentingnya dokumentasi waktu pembagian dana hibah yang harus dilakukan di balai desa dan disaksikan oleh perangkat desa Pelaksanaan dokumentasi yang tertib di Desa Sitirejo menjadi contoh bagi desa lain sehingga transparansi pengelolaan dana hibah tetap terjaga dan setiap perwakilan desa memahami prosedur dengan baik
Dalam sesi diskusi perwakilan desa menyampaikan kendala teknis yang mereka hadapi dalam menyusun dokumen Ibu Elly memberikan arahan agar setiap pengurus dapat mengikuti prosedur dengan tepat dan konsisten sehingga administrasi tetap tertib di setiap desa Koordinasi antar-perwakilan desa juga dibahas untuk memastikan informasi dan dokumen tersampaikan tepat waktu
Selain itu wacana perubahan mekanisme kerja dibicarakan agar administrasi pengurus lebih efisien dan pelaksanaan program paguyuban lebih lancar Semua perwakilan aktif memberikan masukan terkait prosedur administrasi dan dokumentasi yang harus dipatuhi agar program tetap berjalan tertib dan transparan
Rapat ditutup pukul 10.30 WIB dengan harapan seluruh peserta dapat menindaklanjuti ketentuan terbaru dan menyiapkan dokumen sesuai aturan yang berlaku Setelah rapat resmi selesai kegiatan dilanjutkan dengan konsumsi dan dokumentasi sebagai penutup yang menandai kelancaran jalannya rapat serta mendokumentasikan seluruh proses kegiatan
Dengan rapat ini diharapkan pengurus paguyuban se-Kecamatan Wagir melalui perwakilan 1 orang dari setiap 12 desa termasuk Bululuk dari Desa Sitirejo selaku Bendahara paguyuban dapat bekerja lebih terkoordinasi efektif dan transparan Setiap desa diharapkan menjalankan ketentuan terbaru dengan baik agar program paguyuban tetap berjalan lancar dan memberikan manfaat bagi seluruh anggota